Alles an einem Ort
Ein Sanierungsprojekt produziert Papier: Messprotokolle, Fotos, Freigaben, Termine, Rechnungen. Üblicherweise liegt das verteilt in E-Mail-Postfächern von vier Beteiligten, und wenn zwei Jahre später eine Frage kommt, findet es niemand mehr. Wir sammeln es an einer Stelle.
Was in der
Mappe steht
Nichts davon erstellen wir zusätzlich für die Mappe. Es sind die Unterlagen, die bei sauberer Arbeit ohnehin entstehen – nur nicht verstreut.
Messwerte als Verlauf
Jede Feuchtemessung mit Datum, Messpunkt und Wert. Als Kurve sehen Sie, ob die Trocknung Fortschritt macht oder stagniert – und wann das Freimessprotokoll realistisch ist.
Fotos, chronologisch und verortet
Zustand vor Beginn, jeder Arbeitsschritt, verdeckte Bauteile vor dem Verschließen. Letzteres ist der wichtigste Teil: Was zugebaut ist, kann später niemand mehr prüfen.
Protokolle und Nachweise
Ortungsbefund, Freimessprotokoll, Stromzählerstände, Entsorgungsbelege, Abnahmeprotokoll. Das sind die Papiere, die der Versicherer sehen will – und die Sie bei einer Gewährleistungsfrage brauchen.
Termine und Zuständigkeit
Wer kommt wann, welches Gewerk, wie lange. Dazu der Name und die Durchwahl des Bauleiters – damit Sie nicht suchen müssen, wen Sie anrufen.
Versicherungsunterlagen
Schadennummer, Kalkulation, Freigaben und Korrespondenz mit dem Regulierer. Getrennt ausgewiesen, was versicherter Schaden und was gewünschte Verbesserung ist – siehe Versicherungsschaden.
Archiv zum Abschluss
Nach der Abnahme bekommen Sie alles als PDF-Paket. Das liegt dann bei Ihnen und nicht nur bei uns – wichtig, falls Sie das Objekt später verkaufen oder eine Frage zur Ausführung aufkommt.
Warum wir das machen
Nicht wegen der Digitalisierung. Der Grund ist banaler: Ein Schadenfall hat typischerweise vier Beteiligte – Eigentümer, Mieter, Verwaltung und Versicherer – und jeder braucht andere Informationen zu einem anderen Zeitpunkt. Ohne gemeinsame Ablage entstehen daraus zwanzig E-Mails, drei Telefonate pro Woche und regelmäßig die Frage „haben Sie das Protokoll noch?“.
Diese Rückfragen kosten uns Arbeitszeit, die niemand bezahlt. Die Mappe ist also zuerst eine Maßnahme in unserem Interesse. Der Nutzen für Sie ist ein Nebeneffekt – aber ein echter.
Der praktische Fall, für den es zählt
Zwei Jahre nach einer Sanierung zeigt sich am Bodenanschluss eine feuchte Stelle. Jetzt stellt sich die Frage: War die Trocknung damals unvollständig, oder ist das ein neuer Schaden? Ohne Unterlagen wird das eine Auseinandersetzung, bei der der Handwerker in der Beweislast steht und der Eigentümer nichts belegen kann.
Mit Freimessprotokoll und datierten Fotos der geöffneten Bauteile ist die Frage in zehn Minuten geklärt. Das kann in beide Richtungen ausgehen – wenn wir damals zu früh geschlossen haben, steht es auch da. Genau das ist der Punkt: Eine Dokumentation, die nur den Handwerker schützt, wäre keine.
Für Hausverwaltungen
Der Nutzen ist hier am größten, weil Verwaltungen ihre Unterlagen weitergeben müssen – an Eigentümer, an die Gemeinschaft, an den Versicherer, in die Jahresabrechnung. Wir dokumentieren deshalb bauteilbezogen, sodass die Abgrenzung zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum aus den Unterlagen hervorgeht. Bei mehreren Objekten bekommen Sie eine Übersicht über alle laufenden Fälle statt eine Mappe pro Wohnung.
Zugänge und Datenschutz
Zugänge werden personenbezogen vergeben, und jeder sieht nur, was für ihn bestimmt ist. Ein Mieter braucht Termine und Fortschritt, aber keine Kalkulation. Ein Versicherer braucht Messwerte und Nachweise, aber keine Mieterdaten. Diese Trennung ist voreingestellt und nicht optional.
Nach Abschluss bleibt der Online-Zugang für einen vereinbarten Zeitraum bestehen, danach archivieren wir entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Was wir speichern und wie lange, steht in der Datenschutzerklärung.
Zur Projektmappe
Nein. Sie bekommen einen Link und rufen die Mappe im Browser auf, am Rechner oder am Telefon. Wenn Sie überhaupt nicht online arbeiten möchten, schicken wir die Unterlagen wie gewohnt per E-Mail oder Post – die Mappe ist ein Angebot, keine Pflicht.
Nein. Kaufmännische Unterlagen sind nur für Auftraggeber und, wenn beauftragt, für Verwaltung und Versicherer sichtbar. Mieter sehen Termine, Ansprechpartner und den Fortschritt – also das, was sie für die Nutzung ihrer Wohnung brauchen.
Sie erhalten das vollständige PDF-Archiv. Der Online-Zugang bleibt für einen vereinbarten Zeitraum bestehen, danach archivieren wir die Unterlagen nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und löschen, was nicht mehr benötigt wird. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Bei einem einzelnen Malerauftrag wäre eine Projektmappe Überbau – da bekommen Sie Angebot, Rechnung und Fotos, fertig. Sinnvoll wird sie ab dem Punkt, an dem mehrere Gewerke, Messwerte oder ein Versicherer beteiligt sind. Bei jedem Schadenfall richten wir sie deshalb standardmäßig ein.
Nachvollziehbar
von Anfang an.
Bei jedem Schadenfall enthalten – ohne gesonderte Position im Angebot.